Procédures de gestion de compte et de facturation à Jasoren

Cet article explique notre approche de la signature des accords de paiement, de l'émission des factures aux clients et de la gestion des comptes.

Nous croyons que la transparence est la meilleure base pour établir des relations productives et efficaces avec nos clients.

La transparence concerne tous les aspects de notre coopération, les questions financières étant parmi les plus importantes.

Cet article explique notre approche à la signature des accords de paiement, de l’émission des factures aux clients et de la gestion des comptes.

 

Accord de paiement

Dans le processus de négociation du projet, nous discutons toujours des types d’accord de paiement dans le but de déterminer le contrat qui conviendrait à la fois à notre client et à nous mêmes, et correspondrait également aux objectifs de notre projet.

Voici les types de contrats de paiement que nous utilisons dans notre coopération avec les clients.

Pour chaque projet, nous sélectionnons l’option qui correspond le mieux à son échelle et à sa complexité.

1. Accord de pré-paiement. Ce modèle est basé sur les paiements anticipés par sprint ou par fonctionnalité si son implémentation prend plus de temps que la durée de chaque sprint.

Le montant du pré-paiement est basé sur le nombre d’heures dans la durée du sprint. Il est calculé en multipliant le nombre d’heures par le taux de chaque membre de l’équipe participant au sprint.

Les accords de pré-paiement sont le modèle préféré pour des projets relativement petits.

2. Accord de retenue. C’est le modèle optimal pour les projets de plus grande envergure.

Selon cet accord, le client est invité à payer pour le sprint final du travail de chaque membre de l’équipe dans le projet (généralement, 70 heures). Tous les autres sprints sont payés à la fin de chacun.

À la fin du projet, nous n’émettons aucune facture pour le dernier sprint, car il était déjà payé avec le montant de la retenue.

Le montant de retenue peut varier, car il est directement lié au nombre de développeurs engagés dans le sprint final du projet.

Par exemple, les coûts de conception UI et UX ne sont pratiquement jamais inclus dans la provision, car la conception est généralement terminée avant le début du développement de l’application.

Les accords de rétention constituent un modèle de paiement pratique pour la collaboration à distance. Lorsque nous facturons une provision, nous nous assurons que nous recevons le montant total dû pour le projet.

Pour chaque projet, nous désignons un responsable de l’engagement qui négocie les conditions de paiement avec le client.

Après que le type d’accord le plus approprié a été déterminé, nous pouvons signer le contrat.

Nous envoyons le contrat au client sous forme de fichier PDF que le client doit signer. Après la signature du contrat, toutes les questions financières sont traitées par notre gestionnaire de compte.

 

Facturation et gestion de compte.

Pour l’émission de factures pour nos services, nous utilisons Wave, un outil de facturation gratuit.

Notre gestionnaire de compte prépare les factures et les envoie au client sur une base régulière – généralement à la fin de chaque sprint – avec des captures d’écran montrant les progrès du développement en fonction des tâches dans Jira.

Toutes les factures doivent être payées dans les cinq jours ouvrables suivant la date d’émission de la facture.

Tous les paiements liés au projet doivent être effectués par virement bancaire.

En cas de retards de paiement prolongés ou récurrents, nous pouvons suspendre le développement du projet jusqu’à réception de tous les paiements.

Avec les factures, les gestionnaires de compte préparent des rapports financiers qui incluent les données suivantes:

  • total d’heures estimées
  • estimation des heures et des coûts dépensés pour chaque service
  • estimation des heures et des coûts
  • coûts pour chaque service
  • résumé des factures déjà émises
  • estimations initiales hautes et basses pour que le client compare et vérifie l’utilisation de son budget.

Nous essayons toujours de maintenir les coûts du projet à l’intérieur de l’estimation basse tout en essayant de rapprocher les dépenses de l’estimation haute, afin que l’argent de nos clients soit utilisé pour les choses qui sont vraiment nécessaires.

Parfois, avec un travail efficace, un projet peut être complété avec un surplus que nous retournons au client à la fin du projet.

En même temps, les révisions suggérées par le client pendant le développement peuvent dépasser le budget initialement prévu. Dans de tels cas, nous émettrons des factures pour les montants plus élevés requis pour terminer le projet.

La responsabilité du gestionnaire de compte est de résoudre tout malentendu entre le client et nous mêmes.

Par conséquent, ils sont toujours prêts à fournir toute information supplémentaire sur les questions financières que le client peut demander.

Le gestionnaire de compte dispose toujours des informations les plus récentes sur l’état actuel de la facturation, les rapports financiers et l’avancement général du projet.

 

Finalisation du projet

Une fois le projet terminé, nous préparons le rapport final du projet et le remettons au client.

En même temps, le gestionnaire de compte contacte le client en lui demandant de décrire son expérience du produit développé.

En outre, le gestionnaire de compte demande si le client permet que son projet soit considéré comme l’une des études de cas de Jasoren.

Après avoir terminé le développement, nous suggérons de signer un autre contrat pour les services de soutien fournis par notre personnel.

Si le client est d’accord, il peut décider de la durée des services de soutien.

Dans le cadre des services de support, nous allouons environ 20 à 35 heures par semaine pour réparer les bugs détectés, apporter des améliorations au produit, affiner le design et effectuer les mises à jour nécessaires.

Nous signons des contrats de support uniquement avec le prépaiement.

En fonction des spécificités du projet, nous pouvons demander un prépaiement pour toute la durée du contrat, pour six mois ou un quart de la durée du contrat.

Nous nous engageons à rendre notre coopération avec nos clients aussi transparente que possible.

Tous les aspects des projets – le développement en tant que tel, la facturation et la gestion des comptes – bénéficient d’une telle approche.

Veuillez nous contacter pour toute question ou préoccupation liée aux questions financières de notre société, et nous serons heureux de vous fournir toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin.