Organisation d'équipe à distance pour un travail efficace

Aujourd'hui, la collaboration à distance devient de plus en plus courante dans l'industrie du développement de logiciels et nous expliquons ici comment cela fonctionne dans notre entreprise.

Il peut y avoir différents formats de coopération à distance – très souvent, le client et l’équipe de développement sont dans des endroits différents. Ou, l’équipe elle-même peut travailler sur le même projet à partir de différents endroits.

 

Répartition des rôles

Dans une équipe à distance, il est essentiel de distribuer correctement les rôles et les tâches.

Un autre problème organisationnel crucial est de décider comment l’équipe va communiquer.

Cela implique de discuter de toutes les spécificités – à quelle fréquence l’équipe doit-elle se rencontrer, quels services vont être utilisés, si la communication doit être dans le format de discussion ou via des conférences vocales ou vidéo.

Il peut y avoir des cas où certains membres de l’équipe travaillent en interne tandis que d’autres travaillent à distance.

Ici, les flux doivent être configurés comme si toute l’équipe était distante. S’il en résulte une sur-communication pour les membres internes, c’est ok.

De cette façon, toutes les décisions critiques seront enregistrées correctement et disponibles pour tout le monde.

Pour la communication liée au projet, nous utilisons GitHub (pour la gestion du code source), Trello (pour la gestion de projet) et Slack (pour la communication d’équipe).

Ces outils peuvent être plutôt efficaces pour le travail à distance, car ils fournissent une communication asynchrone, garantissant ainsi que chaque membre de l’équipe soit informé de toutes les questions importantes.

Les membres de l’équipe utilisent également les canaux de communication pour se connecter d’une personne à l’autre. De cette façon, nous discutons de divers sujets liés au travail, partageons des mises à jour etc.

Notre espace de discussion est ouvert à tous, et personne ne se sent exclu, ce qui concerne principalement les membres des équipes distantes.

Quand une partie de l’équipe est à distance, tous les membres doivent accepter que parfois une personne n’est pas disponible immédiatement.

De même, dans la communication à distance, les signaux non verbaux, tels que les expressions faciales, le langage corporel ou le ton de la voix, n’ont aucun effet, et ce fait devrait également être pris en compte.

Tout en communiquant à distance, tout le monde devrait, d’une part, se concentrer sur l’expression claire de ses opinions et, d’autre part, utiliser un langage poli et approprié.

Pour être sur la même longueur d’ondes, nous tenons des réunions d’équipe quotidiennes.

Ils ne prennent que 10-15 minutes et sont toujours fixées pour la même heure – 10 heures du matin.

Les membres de l’équipe interne et à distance doivent être présents à ces réunions, car c’est à ce moment-là que nous discutons de ce que tout le monde fait, de ce que nous prévoyons faire ensuite et des problèmes si il y en a.

Nous utilisons le chat vocal Slack pour tenir nos réunions quotidiennes, car c’est un outil efficace pour les discussions en temps réel. Se réunir pour de telles synchronisations quotidiennes augmente la responsabilisation, aide à identifier les problèmes rapidement et permet d’échanger des idées.

 

Implication des membres à distance

Les personnes travaillant à distance peuvent rapidement se retirer des routines associées au travail d’équipe. Ils peuvent oublier ce qui est de travailler avec d’autres personnes et peuvent commencer à se sentir seuls.

Les appels vidéo réguliers les aident à se sentir plus impliqués. De plus, nous invitons de temps en temps nos collègues éloignés au bureau et encourageons le travail à partir d’espaces de co-working.

 

Heures de travail

Même si les membres de l’équipe peuvent être dans des fuseaux horaires différents, nous essayons de planifier notre temps de travail de sorte que nous avons 4 à 6 heures par jour quand tout le monde soit disponible.

C’est le moment où nous tenons nos réunions et conférences.

Pour les personnes qui travaillent à domicile, il peut être difficile d’arrêter de travailler pour la journée et de «rentrer à la maison», surtout quand ils travaillent des heures non traditionnelles.

Tout le monde devrait maintenir un équilibre sain entre le travail et la vie privée et prendre suffisamment de pauses.

 

Outils

Nous utilisons l’application tmate pour la programmation de paires à distance.

Pour les discussions vocales et vidéo, nous utilisons Slack ou GoToMeeting. Ces applications sont particulièrement pratiques pour leurs fonctionnalités de partage d’écran qui permet des démonstrations rapides en temps réel.

Nous avons choisi ces outils pour leur efficacité et leur faible consommation de ressources.