Opérations

La vie quotidienne d'une société de développement de logiciels ne consiste pas seulement à écrire du code et à déployer des produits.
D'autres tâches peuvent être invisibles à première vue mais elles sont très importantes pour réussir.
Nous parlons de diverses tâches et services administratifs qui peuvent nous aider à bien organiser notre travail.

De nos jours, vous pouvez choisir parmi de nombreux services qui vous aident à gérer votre comptabilité, organiser la communication, les réunions et assurer un flux de documents efficace.

Afin de rendre nos opérations plus cohérentes, nous avons adopté les principes suivants dans notre travail:

  • Externaliser les sujets vitaux pour l’entreprise pour lesquels nos propres ressources sont insuffisantes.
  • Sélectionner soigneusement les fournisseurs de services et, après un certain temps, effectuer une nouvelle recherche sur le même marché pour évaluer les autres fournisseurs.
  • Automatiser des tâches similaires, répétitives et périodiques autant que possible.
  • Fournir l’accès le plus large possible à tous les collègues pour éviter les situations où une tâche ne peut pas être terminée en raison d’autorisations insuffisantes.
  • Utiliser des services tiers plutôt que de créer des services internes. La construction de services internes prend plus de temps et de coûts et nécessite trop d’efforts pour réparer ce qui ne fonctionne pas correctement.
  • Trouver des solutions existantes pour nos problèmes, car ils ne sont jamais uniques. Nous commençons généralement avec des flux manuels et après un certain temps on peux mettre en œuvre une automatisation spé

 

Gestion des dépenses

Pour chaque employé qui est censé faire des dépenses au nom de l’entreprise, nous organisons une carte de crédit d’entreprise.

Nous faisons confiance à nos employés dans leur jugement sur le montant des dépenses d’entreprise.

Cependant, nous nous attendons à un compte rendu détaillé de toutes les dépenses liées aux affaires de l’entreprise.

Nous suivons tous les achats effectués pour l’entreprise et les signalons dûment dans nos dossiers fiscaux.

L’enregistrement rapide et correct de tous les revenus et dépenses est une exigence de l’IRS, et nous enregistrons toujours nos transactions financières.

Nous utilisons les Quickbooks pour enregistrer toutes les dépenses de notre entreprise (voyages, équipement, divertissement, etc.) dans notre système comptable.

 

Email

Nous utilisons Gmail comme service de messagerie.

 

Calendrier

Nous conservons nos horaires sur Google Calendar.

 

Documents

Nous gérons notre documentation dans Google Docs pour les raisons suivantes:

  • Google Docs peut être facilement partagé avec toute personne ayant accès à n’importe quel navigateur. Avec toute notre documentation stockée dans Google Docs, n’importe qui peut y accéder à partir de n’importe quel appareil sans installer de logiciel de bureau (comme MS Office ou OpenOffice).
  • Vous pouvez toujours voir la dernière version de chaque document.
  • Google Docs prend en charge la collaboration en temps réel particulièrement utile pour conserver les notes de réunion.
  • Google Docs est automatiquement stocké dans le cloud, il n’est donc pas nécessaire de créer des copies de sauvegarde.
  • Google Docs est facile à utiliser.
  • Il n’y a pas de problèmes concernant la compatibilité des versions.
  • Google Docs est très rentable.

Google Docs est assez pratique pour nos besoins, car nous ne créons généralement pas de documents ni de feuilles de calcul trop volumineux. Nous gardons notre documentation au minimum nécessaire.

Pour les documents similaires, tels que les accords, nous utilisons des modèles réalisés avec Pages ou Word. Pour un usage externe, nous exportons un document au format PDF et le fournissons à des tiers.

 

Réunions

Nous maintenons la communication avec nos clients par tous les moyens – en ligne et en personne.

Nous croyons que de nombreux problèmes et malentendus peuvent être évités grâce à une communication efficace.

Au sein de l’entreprise, nous organisons des réunions en personne de 30 minutes.

Pour la communication à distance, nous utilisons GoToMeeting ou Skype pour faciliter leur configuration et leur partage. Avec ces applications, nous pouvons échanger des messages instantanés et avoir les appels vocaux et vidéo avec la fonction de partage d’écran.

Nous organisons des réunions avec les clients, des entretiens avec les candidats, des conférences téléphoniques et des réunions d’équipe via GoToMeeting.

 

Comptabilité

Nous externalisons notre comptabilité à une société externe. Ils gardent nos dossiers, préparent les rapports nécessaires et font nos impôts.

Notre comptabilité est conservée dans QuickBooks auquel nous avons accès via Remote Desktop.

Nous communiquons avec nos partenaires comptables par e-mail.

L’externalisation des services de comptabilité s’est avérée quelque peu utile, car nous sommes facturés uniquement pour les services réellement fournis.

Chaque jour, nos comptables vérifient les nouvelles factures et les paiements et les enregistrent dans QuickBooks. Chaque fois qu’un paiement a été reçu, il est enregistré dans QuickBooks, et une notification correspondante est envoyée au client et à notre direction.

Nos reçus sont automatiquement envoyés à notre société comptable.

La société comptable nous fournit les services suivants:

  • S’assurer que notre paie est faite correctement et à temps.
  • Surveiller nos comptes créditeurs et contrôler que nos paiements aux partenaires sont effectués en temps opportun.
  • Préparer des rapports de profits et pertes sur une base mensuelle, avec une décomposition en services et produits.
  • Calculer nos impôts et préparer des rapports fiscaux.
  • Surveiller notre flux de trésorerie, notre compte d’exploitation et notre compte d’épargne.